Kadry Poznań, akta osobowe i dokumentacja pracownicza bez błędów
Kadry to prowadzenie pełnej dokumentacji pracowniczej: akt osobowych, umów, urlopów i świadectw pracy zgodnie z Kodeksem pracy. Porządkujemy dokumentację i pilnujemy terminów, aby Twoja firma była gotowa na każdą kontrolę PIP.
Co obejmuje prowadzenie kadr
Prowadzenie kadr w E&P Service to porządek w dokumentach i pewność, że każda zmiana w zatrudnieniu jest udokumentowana zgodnie z przepisami. Dbamy o komplet akt osobowych od pierwszego dnia pracy do wydania świadectwa pracy.
- Zakładanie i prowadzenie akt osobowych w częściach A, B, C i D.
- Sporządzanie umów o pracę, aneksów i wypowiedzeń.
- Ewidencja urlopów, zwolnień i nieobecności.
- Kontrola ważności badań lekarskich i szkoleń BHP.
- Wystawianie świadectw pracy, zaświadczeń i raportów.
Akta osobowe, cztery części dokumentacji
Akta osobowe prowadzi się w czterech częściach, a ich struktura wynika z rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej:
| Część | Zawartość |
|---|---|
| A | Dokumenty z ubiegania się o zatrudnienie. |
| B | Przebieg zatrudnienia, umowy, aneksy, badania, szkolenia. |
| C | Ustanie zatrudnienia, wypowiedzenie, świadectwo pracy. |
| D | Kary porządkowe. |
Najczęstsze błędy w dokumentacji
Z praktyki: najczęściej brakuje aktualnych badań lekarskich, podpisów na zakresie obowiązków albo poprawnie wyliczonego wymiaru urlopu. Nierzetelne prowadzenie dokumentacji to wykroczenie zagrożone grzywną do 30 000 zł (art. 281 Kodeksu pracy), porządkujemy akta, zanim zrobi to inspektor.
Powiązane usługi: płace i naliczanie wynagrodzeń, prawo pracy dla firm, ewidencja czasu pracy oraz pełna obsługa kadrowo-płacowa.
Najczęstsze pytania o kadry
Co obejmuje prowadzenie kadr?
Prowadzenie kadr obejmuje zakładanie i aktualizację akt osobowych, sporządzanie umów i aneksów, ewidencję urlopów i nieobecności, kontrolę badań i szkoleń BHP oraz wystawianie świadectw pracy i zaświadczeń. To dokumentacyjna część obowiązków pracodawcy.
Z jakich części składają się akta osobowe?
Akta osobowe prowadzi się w czterech częściach: A (dokumenty z ubiegania się o pracę), B (przebieg zatrudnienia), C (ustanie zatrudnienia) i D (kary porządkowe). Taki podział wynika z rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej.
Jak długo przechowuje się akta osobowe?
Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. akta przechowuje się 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Dla wcześniejszych zatrudnień obowiązuje 50 lat, chyba że pracodawca złożył raport informacyjny ZUS RIA.
Kiedy trzeba wydać świadectwo pracy?
Świadectwo pracy wydaje się niezwłocznie w dniu ustania stosunku pracy, zgodnie z art. 97 § 1 Kodeksu pracy. Jeśli nie jest to możliwe, pracodawca przesyła je pracownikowi w ciągu 7 dni.
Czy prowadzicie dokumentację urlopową?
Tak. Ewidencjonujemy urlopy wypoczynkowe, na żądanie, bezpłatne i okolicznościowe oraz pilnujemy wymiaru urlopu zależnego od stażu pracy (20 lub 26 dni). Naliczamy także ekwiwalent przy rozwiązaniu umowy.
Czy pilnujecie terminów badań lekarskich i szkoleń BHP?
Tak. Monitorujemy ważność badań profilaktycznych i szkoleń BHP oraz informujemy o zbliżających się terminach, aby zatrudnienie pozostawało zgodne z przepisami.
Czy można prowadzić akta osobowe elektronicznie?
Tak. Od 2019 r. dokumentacja pracownicza może być prowadzona w postaci elektronicznej, równoważnej papierowej, pod warunkiem zachowania wymogów bezpieczeństwa i integralności danych.
Co grozi za braki w aktach osobowych?
Nieprowadzenie lub nierzetelne prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym grzywną od 1 000 do 30 000 zł (art. 281 Kodeksu pracy). Braki bywają też ujawniane podczas kontroli PIP.
Czy obsługa kadr obejmuje też naliczanie wynagrodzeń?
Kadry to część dokumentacyjna; naliczanie wynagrodzeń prowadzimy w ramach usługi płac. Najczęściej firmy łączą oba obszary w pełnej obsłudze kadrowo-płacowej, bo dane są wspólne.
Czym różni się prowadzenie kadr od ewidencji czasu pracy?
Prowadzenie kadr to dokumentacja zatrudnienia: akta osobowe, umowy, urlopy i świadectwa pracy. Ewidencja czasu pracy to odrębny obowiązek z art. 149 Kodeksu pracy, rejestrowanie przepracowanych godzin, nadgodzin i nieobecności. Oba obszary się uzupełniają, a ewidencję prowadzimy jako osobną usługę.
Jakie dokumenty są potrzebne do założenia akt osobowych nowego pracownika?
Do założenia akt osobowych potrzebne są m.in. kwestionariusz osobowy, umowa o pracę, orzeczenie lekarskie z badań wstępnych, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP, informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29 Kodeksu pracy) oraz dokumenty potwierdzające staż i kwalifikacje. Komplet układamy w częściach A, B, C i D.
Uporządkuj kadry w swojej firmie
Sprawdzimy stan akt osobowych i przejmiemy prowadzenie dokumentacji. Bezpłatna wycena dla firm z Poznania.