Kadry Poznań, profesjonalne zarządzanie dokumentacją pracowniczą
Usługi kadrowe obejmują prowadzenie dokumentacji pracowniczej, sporządzanie umów i świadectw pracy, ewidencję czasu pracy, rozliczanie urlopów i zwolnień chorobowych oraz nadzór nad badaniami i BHP. Zapewniamy porządek w dokumentacji i zgodność z przepisami prawa. Na początku współpracy przeprowadzamy audyt teczek osobowych i wskazujemy, co należy uzupełnić.
Co obejmuje prowadzenie kadr (outsourcing kadr)
Świadczymy usługi kadrowe, pomagając firmom w sprawnym i zgodnym z przepisami zarządzaniu dokumentacją pracowniczą oraz obowiązkami wobec urzędów. Dbamy o komplet akt osobowych, od pierwszego dnia pracy do wydania świadectwa pracy.
- Sporządzanie wszystkich dokumentów związanych z zatrudnieniem: umów o pracę, aneksów (zmian warunków zatrudnienia), wypowiedzeń, świadectw pracy i innych.
- Sporządzanie umów cywilnoprawnych: zlecenia, o dzieło, umowy o zarządzanie.
- Sporządzanie dokumentów niezbędnych do zatrudnienia obcokrajowca oraz wniosków A1.
- Prowadzenie akt osobowych w częściach A–E, w formie papierowej i elektronicznej (e-teczka).
- Prowadzenie ewidencji czasu pracy na podstawie list obecności i wniosków urlopowych od Klienta.
- Monitorowanie ważności badań lekarskich i sporządzanie skierowań na badania.
- Administrowanie szkoleniami BHP, we współpracy ze specjalistą BHP.
- Administrowanie systemem PUE i rejestrowanie zwolnień lekarskich.
- Uczestnictwo i pomoc podczas kontroli PIP, ZUS i US oraz przy realizacji nakazów pokontrolnych.
- Tworzenie dokumentów związanych z RODO: upoważnień i oświadczeń.
- Dokumentacja przy oddelegowaniu pracowników i pakiet mobilności u kierowców międzynarodowych.
- Bieżące doradztwo z zakresu prawa pracy: formy zatrudnienia, rodzaje i treść umów o pracę.
Akta osobowe, pięć części dokumentacji
Pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Obecnie akta osobowe składają się z pięciu części:
| Część | Zawartość |
|---|---|
| A | Dokumenty związane z procesem rekrutacji. |
| B | Przebieg zatrudnienia: umowy, badania, aneksy, szkolenia. |
| C | Ustanie zatrudnienia: wypowiedzenia, świadectwa pracy. |
| D | Odpowiedzialność porządkowa pracownika (kary porządkowe). |
| E | Kontrola trzeźwości i na obecność środków działających podobnie do alkoholu. |
Podstawa prawna: ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 277, z późn. zm.) oraz rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2024 r. poz. 535, ze zm.).
Najczęstsze błędy w dokumentacji
Do kluczowych uchybień należą: przechowywanie oryginałów w teczkach osobowych, brak chronologicznego układu i numeracji stron, wpinanie dokumentów do niewłaściwych części, niekompletna ewidencja czasu pracy, brak rzetelnego ewidencjonowania godzin nadliczbowych i pracy w porze nocnej, nieaktualne szkolenia BHP i badania lekarskie oraz nieprawidłowe świadectwa pracy. Zadbamy o pełną dokumentację zatrudnienia i rzetelnie poprowadzimy kadry w Twojej firmie.
Ewidencja czasu pracy
Ewidencja czasu pracy to obowiązkowy rejestr godzin pracy, godzin nadliczbowych, dyżurów, urlopów i nieobecności każdego pracownika, wymagany przez art. 149 Kodeksu pracy. Prowadzimy ją w ramach kadr, bo to podstawa prawidłowego naliczenia wynagrodzenia i częsty przedmiot kontroli PIP.
- Prowadzenie kart ewidencji czasu pracy.
- Rejestracja godzin, dyżurów, pracy w porze nocnej i godzin nadliczbowych.
- Wykazywanie urlopów i nieobecności.
- Kontrola limitów godzin nadliczbowych i odpoczynków.
- Zestawienia gotowe do naliczenia płac.
Powiązane usługi: płace i naliczanie wynagrodzeń, prawo pracy dla firm oraz pełna obsługa kadrowo-płacowa.
Najczęstsze pytania o kadry
Co obejmuje prowadzenie kadr?
Prowadzenie kadr obejmuje zakładanie i aktualizację akt osobowych, sporządzanie umów i aneksów, ewidencję urlopów i nieobecności, kontrolę badań i szkoleń BHP oraz wystawianie świadectw pracy i zaświadczeń o zatrudnieniu. To dokumentacyjna część obowiązków pracodawcy.
Z jakich części składają się akta osobowe?
Akta osobowe prowadzi się w pięciu częściach: A (dokumenty związane z ubieganiem się o pracę), B (przebieg zatrudnienia), C (ustanie zatrudnienia), D (kary porządkowe) i E (kontrola trzeźwości).
Jak długo przechowuje się akta osobowe?
Jeżeli stosunek pracy nawiązano 1 stycznia 2019 r. lub później, dokumentację przechowuje się przez okres zatrudnienia oraz 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Dla zatrudnień po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. okres wynosi 50 lat od dnia ustania stosunku pracy, chyba że pracodawca złożył raport informacyjny ZUS RIA.
Kiedy trzeba wydać świadectwo pracy?
Zgodnie z art. 97 § 1 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy, a jeżeli nie jest to możliwe, przesyła je pracownikowi w ciągu 7 dni.
Czy prowadzicie dokumentację urlopową?
Tak. Ewidencjonujemy urlopy wypoczynkowe, na żądanie, bezpłatne i okolicznościowe oraz pilnujemy wymiaru urlopu zależnego od stażu pracy (20 lub 26 dni). Naliczamy także ekwiwalent za urlop przy rozwiązaniu umowy o pracę.
Czy pilnujecie terminów badań lekarskich i szkoleń BHP?
Tak. Monitorujemy ważność badań profilaktycznych i szkoleń BHP, sporządzamy skierowania na badania oraz informujemy o zbliżających się terminach, aby zatrudnienie pozostawało zgodne z przepisami.
Czy można prowadzić akta osobowe elektronicznie?
Tak. Od 2019 r. dokumentacja pracownicza może być prowadzona w postaci elektronicznej (e-teczka), równoważnej papierowej, pod warunkiem zachowania wymogów bezpieczeństwa i integralności danych.
Co grozi za braki w aktach osobowych?
Nieprowadzenie lub nierzetelne prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym grzywną od 1 000 do 30 000 zł (art. 281 Kodeksu pracy). Braki bywają też ujawniane podczas kontroli PIP.
Czy obsługa kadr obejmuje też naliczanie wynagrodzeń?
Kadry to część dokumentacyjna; naliczanie wynagrodzeń prowadzimy w ramach usługi płac. Najczęściej firmy łączą oba obszary w pełnej obsłudze kadrowo-płacowej, bo dane są wspólne.
Czy prowadzicie ewidencję czasu pracy?
Tak. Prowadzimy karty ewidencji czasu pracy: rejestrujemy godziny pracy, godziny nadliczbowe, dyżury i pracę w porze nocnej oraz urlopy i inne nieobecności. Obowiązek wynika z art. 149 Kodeksu pracy, a ewidencja jest podstawą prawidłowego naliczenia wynagrodzenia.
Jak rozliczacie godziny nadliczbowe?
Godziny nadliczbowe rozliczamy zgodnie z Kodeksem pracy: z dodatkiem 50% lub 100% do wynagrodzenia albo czasem wolnym. Pilnujemy też limitów godzin nadliczbowych w roku i prawidłowego ujęcia ich w liście płac.
Jakie dokumenty są potrzebne do założenia akt osobowych nowego pracownika?
Potrzebne są m.in. kwestionariusz osobowy, umowa o pracę, orzeczenie lekarskie z badań wstępnych, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP, informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29 Kodeksu pracy) oraz dokumenty potwierdzające staż i kwalifikacje. Komplet układamy w częściach A, B, C, D i E.
Uporządkuj kadry w swojej firmie
Sprawdzimy stan akt osobowych i przejmiemy prowadzenie dokumentacji. Bezpłatna wycena dla firm z Poznania.