Audyt kadrowy w Poznaniu, porządek w aktach przed kontrolą PIP
Audyt kadrowy to przegląd dokumentacji pracowniczej pod kątem zgodności z Kodeksem pracy i wskazanie braków do usunięcia. W trybie pogotowia kadrowego wyprowadzamy zaniedbane akta osobowe do stanu zgodnego z przepisami, zanim zrobi to inspektor Państwowej Inspekcji Pracy.
Co obejmuje audyt kadrowy
Audyt kadrowy w E&P Service to uporządkowany przegląd całej dokumentacji pracowniczej, od akt osobowych po ewidencję czasu pracy. Sprawdzamy, czego brakuje, co jest nieaktualne i co inspektor zakwestionuje w pierwszej kolejności.
- Przegląd akt osobowych w częściach A, B, C i D.
- Kontrola aktualności badań lekarskich i szkoleń BHP.
- Weryfikacja umów, aneksów i informacji o warunkach zatrudnienia.
- Sprawdzenie ewidencji czasu pracy wymaganej art. 149 Kodeksu pracy.
- Raport z wykazem braków, oceną ryzyka i planem naprawy.
Na co zwraca uwagę kontrola PIP
Z praktyki: podczas kontroli najczęściej wychodzą nieaktualne badania profilaktyczne, brak podpisu pod zakresem obowiązków, niekompletne akta osobowe oraz nieprowadzona lub szczątkowa ewidencja czasu pracy. Nierzetelne prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem z art. 281 Kodeksu pracy, zagrożonym grzywną od 1 000 do 30 000 zł. Audyt usuwa te ryzyka, zanim staną się podstawą mandatu.
| Obszar kontroli | Najczęstszy brak |
|---|---|
| Akta osobowe | Niekompletne części A–D, brak wymaganych dokumentów. |
| Badania i BHP | Przeterminowane badania lekarskie i szkolenia BHP. |
| Czas pracy | Brak ewidencji czasu pracy (art. 149 KP). |
| Umowy | Brak informacji o warunkach zatrudnienia, błędne aneksy. |
Pogotowie kadrowe, gdy kontrola jest za chwilę
Spóźniona reakcja na zapowiedzianą kontrolę to realne ryzyko, nie formalność. W trybie pogotowia kadrowego priorytetowo porządkujemy braki krytyczne: uzupełniamy dokumentację, odtwarzamy ewidencję czasu pracy i przygotowujemy komplet akt do wglądu inspektora. Działamy szybko, ale bez chodzenia na skróty, dokumenty muszą być zgodne ze stanem faktycznym.
Powiązane usługi: prowadzenie kadr i akt osobowych, ewidencja czasu pracy oraz pełna obsługa kadrowo-płacowa po zakończeniu audytu.
Najczęstsze pytania o audyt kadrowy
Czym jest audyt kadrowy?
Audyt kadrowy to przegląd dokumentacji pracowniczej pod kątem zgodności z Kodeksem pracy i rozporządzeniem o dokumentacji pracowniczej. Obejmuje akta osobowe (część A, B, C, D), ewidencję czasu pracy, umowy, badania i szkolenia BHP. Wynikiem jest raport z wykazem braków i ryzyk oraz plan ich usunięcia.
Na czym polega pogotowie kadrowe?
Pogotowie kadrowe to szybki audyt i wyprowadzenie zaniedbanej dokumentacji do stanu zgodnego z przepisami, najczęściej przed zapowiedzianą kontrolą PIP lub przejęciem firmy. Porządkujemy akta osobowe, uzupełniamy brakujące dokumenty i ewidencję czasu pracy oraz wskazujemy, co poprawić w pierwszej kolejności.
Kiedy warto zrobić audyt akt osobowych?
Audyt warto zrobić przed kontrolą PIP, przy przejęciu obsługi od innego biura, po zmianie osoby prowadzącej kadry oraz przy szybkim wzroście zatrudnienia. Im wcześniej, tym taniej, usunięcie braków przed kontrolą jest prostsze niż tłumaczenie ich inspektorowi.
Co sprawdza inspektor PIP w aktach osobowych?
Inspektor PIP sprawdza m.in. kompletność akt osobowych w częściach A–D, aktualność badań lekarskich i szkoleń BHP, poprawność umów i informacji o warunkach zatrudnienia oraz prowadzenie ewidencji czasu pracy wymaganej art. 149 Kodeksu pracy. Braki w dokumentacji to wykroczenie z art. 281 KP, zagrożone grzywną od 1 000 do 30 000 zł.
Ile trwa audyt kadrowy?
Czas zależy od liczby pracowników i stanu dokumentacji. Audyt kilkunastoosobowej firmy zajmuje zwykle od kilku dni do dwóch tygodni, od przeglądu akt po raport z rekomendacjami. W trybie pogotowia kadrowego priorytetowo zajmujemy się brakami krytycznymi przed terminem kontroli.
Co zawiera raport z audytu kadrowego?
Raport zawiera wykaz braków w aktach osobowych i pozostałej dokumentacji, ocenę ryzyka (np. nieaktualne badania, brak ewidencji czasu pracy), listę dokumentów do uzupełnienia oraz kolejność działań. Na życzenie przejmujemy też samo uzupełnienie dokumentacji w ramach obsługi kadrowej.
Czy po audycie możecie przejąć prowadzenie kadr?
Tak. Audyt jest naturalnym wstępem do stałej obsługi, po uporządkowaniu dokumentacji przejmujemy bieżące prowadzenie kadr i płac. Dla wielu firm to bezpieczny sposób na rozpoczęcie współpracy: najpierw porządek, potem pełna obsługa kadrowo-płacowa.
Jak długo trzeba przechowywać akta osobowe?
Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. akta osobowe przechowuje się 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Dla wcześniejszych zatrudnień obowiązuje co do zasady 50 lat, chyba że pracodawca złożył raport informacyjny ZUS RIA. Audyt sprawdza, czy dokumentacja jest archiwizowana zgodnie z tymi okresami.
Ile kosztuje audyt kadrowy?
Koszt zależy od liczby pracowników i zakresu dokumentacji do przeglądu. Stosujemy wycenę indywidualną. Skontaktuj się z nami, po krótkiej rozmowie ocenimy nakład pracy i przedstawimy bezpłatną wycenę audytu lub pogotowia kadrowego.
Kontrola PIP na horyzoncie? Zacznij od audytu
Sprawdzimy akta osobowe i ewidencję czasu pracy, wskażemy braki i pomożemy je usunąć. Bezpłatna wycena audytu kadrowego dla firm z Poznania.