Kadry
Akta osobowe w częściach A–E, dokumentacja, urlopy i świadectwa pracy zgodnie z KP.
Zobacz zakres →
Oferta dla pracodawców
Obsługa kadrowo-płacowa dla firm polskich i zagranicznych
Obsługa kadrowo-płacowa to prowadzenie pełnej dokumentacji pracowniczej, naliczanie wynagrodzeń oraz rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym w imieniu pracodawcy. Obejmuje akta osobowe, listy płac, składki i podatki. Taki model współpracy pozwala firmom ograniczyć koszty utrzymania specjalistycznego oprogramowania, infrastruktury IT oraz szkolenia pracowników.
Pełny zakres
Wszystkie usługi kadrowo-płacowe w jednym biurze
Wybierz pełną obsługę albo pojedyncze obszary. Każdą usługę prowadzimy zgodnie z Kodeksem pracy i przepisami ZUS.
Płace
Naliczanie wynagrodzeń, listy płac, payroll, PPK, PFRON i zajęcia komornicze.
Zobacz zakres →Prawo pracy dla firm
Doradztwo, umowy, regulaminy, wypowiedzenia, ze wsparciem radcy prawnego.
Zobacz zakres →Rozliczenia ZUS, PIT i składki
Składki ZUS, PIT-11, PIT-4R, korekty deklaracji, zasiłki, z pilnowaniem terminów.
Zobacz zakres →Ewidencja czasu pracy
Prowadzenie ewidencji i wdrożenie systemu zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy.
Zobacz zakres →Pracownicy oddelegowani
Kadry i płace dla delegacji i oddelegowania, rozliczenia i dokumentacja, pakiet mobilności.
Zobacz zakres →Audyt kadrowy
Przegląd akt osobowych i dokumentacji kadrowej, raport braków i plan naprawy.
Zobacz zakres →Szkolenia kadrowo-płacowe
Wsparcie zespołów kadrowo-płacowych oraz praktyczne warsztaty z kadr, płac i prawa pracy.
Zobacz zakres →Usługi dodatkowe
Regulaminy pracy i wynagradzania, ZFŚS, PFRON oraz obsługa BHP.
Zobacz zakres →Co obejmuje obsługa kadrowo-płacowa
Obsługa kadrowo-płacowa obejmuje zarządzanie wynagrodzeniami, naliczanie list płac, prowadzenie akt osobowych, rozliczanie umów, zgłaszanie pracowników do ZUS, sporządzanie deklaracji podatkowych oraz inne obowiązki związane z zatrudnianiem i rozliczaniem pracowników. Pilnujemy, aby dane pracowników i zleceniobiorców trafiły zarówno do akt osobowych, jak i na listę płac.
Zakres kadrowy
- Sporządzanie dokumentów związanych z zatrudnieniem: umów o pracę, aneksów, wypowiedzeń, świadectw pracy.
- Sporządzanie umów cywilnoprawnych oraz dokumentów do zatrudnienia obcokrajowca (wnioski A1).
- Prowadzenie akt osobowych (A–E) w formie papierowej i elektronicznej (e-teczka).
- Prowadzenie ewidencji czasu pracy, monitorowanie badań lekarskich i szkoleń BHP.
- Administrowanie systemem PUE, rejestrowanie zwolnień lekarskich, dokumentacja RODO.
- Dokumentacja przy oddelegowaniu pracowników i pakiet mobilności u kierowców międzynarodowych.
Zakres płacowy
- Sporządzanie list płac pracowników i zleceniobiorców, także oddelegowanych.
- Naliczanie składek ZUS, zaliczek na podatek dochodowy oraz sporządzanie deklaracji rozliczeniowych ZUS.
- Naliczanie i obsługa PPK, obsługa PFRON oraz świadczeń z ZFŚS.
- Obsługa zajęć komorniczych, rejestracja umów o dzieło w ZUS (RUD).
- Sporządzanie PIT-4R, PIT-8AR, IFT oraz zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.
- Sprawozdawczość do GUS w zakresie kadr i płac.
Dlaczego firmy oddają kadry i płace na zewnątrz
Outsourcing kadr i płac to model współpracy, w którym firma przekazuje obowiązki kadrowo-płacowe zewnętrznemu biuru. Najczęstsze korzyści to:
- Ograniczenie kosztów. Firma nie musi utrzymywać działu HR, rekrutować specjalistów ds. kadr i płac ani kupować specjalistycznego oprogramowania.
- Zgodność z prawem. Jako biuro zewnętrzne śledzimy przepisy prawa pracy i ustawy podatkowe, a przedsiębiorca przenosi na nas ryzyko finansowe ewentualnych błędów (np. w naliczeniu składek).
- Ciągłość pracy. Współpraca na zasadzie outsourcingu eliminuje ryzyko „jednej osoby”: gdy kadrowa zachoruje lub odejdzie, firma nie zostaje bez rozliczeń, obsługę zabezpiecza zespół.
- Skupienie na biznesie. Przedsiębiorcy zyskują czas, który mogą poświęcić na rozwój produktów, obsługę klientów i sprzedaż.
Dla kogo jest ta usługa
Obsługujemy małe, średnie i duże przedsiębiorstwa. Współpracujemy również z firmami zagranicznymi. Naszą wiedzę z zakresu prawa pracy i doświadczenie w kadrach i płacach przekładamy na praktyczne, gotowe rozwiązania, a dwie dziedziny, kadry i płace, prowadzimy pod jednym dachem.
Poznaj biuro bliżej na stronie o nas lub sprawdź cennik usług.
Najczęstsze pytania o obsługę kadrowo-płacową
Co obejmuje obsługa kadrowo-płacowa?
Obsługa kadrowo-płacowa obejmuje prowadzenie akt osobowych, naliczanie wynagrodzeń i list płac, rozliczenia składek ZUS oraz podatku dochodowego, ewidencję czasu pracy, urlopy i świadectwa pracy. To pełen cykl obowiązków pracodawcy wobec pracownika i urzędów.
Ile kosztuje obsługa kadrowo-płacowa w Poznaniu?
Koszt zależy od liczby pracowników i rodzajów umów. Najczęściej stosujemy abonament miesięczny liczony za pracownika. Po krótkiej rozmowie i poznaniu potrzeb Klienta przygotowujemy bezpłatną, indywidualną wycenę, zobacz cennik.
Czym różni się obsługa kadrowo-płacowa od księgowości?
Księgowość rozlicza firmę z fiskusem (podatki, ewidencje, sprawozdania), a obsługa kadrowo-płacowa dotyczy pracowników: umów, akt osobowych, wynagrodzeń i składek ZUS. Oba obszary się uzupełniają i często działają równolegle.
Czy mogę oddać tylko płace, a kadry prowadzić samodzielnie?
Tak. Zakres ustalamy elastycznie, możemy przejąć całość albo wybrany obszar, np. samo naliczanie wynagrodzeń lub same kadry. Najczęściej firmy zlecają obie części razem, bo dane się przenikają.
Jak wygląda przekazanie dokumentów do obsługi?
Po podpisaniu umowy przekazujesz listę pracowników, umowy i dotychczasową dokumentację. Zaczynamy od audytu dokumentów kadrowo-płacowych i wskazujemy, co należy uzupełnić. Dane wprowadzamy do systemu płacowego, a bieżące dokumenty wymieniamy elektronicznie. Pierwsza lista płac powstaje zwykle już w pierwszym pełnym miesiącu współpracy.
Kto odpowiada za błędy w rozliczeniach?
Za prawidłowość naliczeń w powierzonym zakresie odpowiada biuro, na podstawie umowy. Dlatego pracujemy na aktualnych przepisach i podwójnie weryfikujemy listy płac przed wypłatą. Posiadamy ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej zawodowej (OC) za ewentualne szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością.
Czy obsługa obejmuje kontakt z ZUS i urzędem skarbowym?
Tak. Przygotowujemy i wysyłamy deklaracje ZUS DRA, RCA, ZUA, ZWUA, PIT-11, IFT i PIT-4R, obsługujemy korekty oraz prowadzimy korespondencję w zakresie rozliczeń. W razie kontroli pomagamy skompletować dokumentację.
Czy obsługujecie jednoosobowe działalności zatrudniające pracowników?
Tak. Obsługujemy mikrofirmy, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze zatrudniające choćby jednego pracownika lub zleceniobiorcę.
Jak długo przechowuje się akta osobowe?
Jeżeli stosunek pracy nawiązano 1 stycznia 2019 r. lub później, dokumentację przechowuje się przez okres zatrudnienia oraz 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał. Dla zatrudnień po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. okres wynosi 50 lat, chyba że pracodawca złożył raport informacyjny ZUS RIA.
Czy współpraca wymaga osobistych wizyt w biurze?
Nie. Obsługę prowadzimy zdalnie, dokumenty przesyłasz elektronicznie, a kontakt utrzymujemy telefonicznie i mailowo. Biuro w Poznaniu jest dostępne, jeśli wolisz spotkanie osobiste.
Nie wiesz, jaki zakres wybrać?
Opisz nam swoją firmę, dobierzemy usługi kadrowo-płacowe do liczby pracowników i rodzaju umów. Bezpłatna wycena dla firm z Poznania.